于 婧

于婧近影

學(xué)生資助工作是一項(xiàng)惠民工程。學(xué)生資助檔案的建立與管理是學(xué)生資助工作規(guī)范化程度和管理上水平的重要體現(xiàn)。學(xué)生資助檔案也是落實(shí)國(guó)家各項(xiàng)資助政策的重要憑證，是有關(guān)部門(mén)檢查、評(píng)價(jià)資助管理工作水平的重要依據(jù)，是國(guó)家構(gòu)建和諧社會(huì)、改善民生的有力見(jiàn)證。管理好、規(guī)范好學(xué)生資助檔案，是進(jìn)一步提高學(xué)生資助規(guī)范化管理水平，著力打通“精準(zhǔn)資助”信息管理最后一公里，切實(shí)維護(hù)國(guó)家資金安全的重要舉措。為此，積極探討一些規(guī)范學(xué)生資助檔案管理工作的有效措施，管好用好學(xué)生資助檔案，就顯得尤為重要。

一、強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提升資助檔案管理與服務(wù)水平

目前，學(xué)生資助覆蓋面不斷擴(kuò)大，一些單位從事資助工作的人員往往身兼多職，有的單位資助檔案甚至沒(méi)人管理。應(yīng)該說(shuō)，忽略資助檔案材料收集與管理的情況仍然存在。同時(shí)，一些單位又缺少對(duì)相關(guān)兼職人員進(jìn)行資助檔案管理業(yè)務(wù)能力與理論方面的培訓(xùn)。這樣一來(lái)，必然會(huì)影響到資助檔案材料的核實(shí)與更新，使資助檔案出現(xiàn)模糊、錯(cuò)誤、斷檔等現(xiàn)象。資助家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生，既可以減輕學(xué)生自身負(fù)擔(dān)，又能夠使他們感受到教育的公平與國(guó)家和社會(huì)的關(guān)愛(ài)，促使他們可以更為積極地投入到學(xué)習(xí)中。學(xué)生資助檔案管理工作人員的日常工作內(nèi)容，就是核實(shí)、整理這些學(xué)生所提交的信息，確保其準(zhǔn)確性、時(shí)效性，然后才能進(jìn)行下一步的相關(guān)工作。應(yīng)該說(shuō)，資助檔案管理人員責(zé)任重大。若是學(xué)生提供的材料出現(xiàn)失真情況，檔案管理人員沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)，則會(huì)嚴(yán)重影響到整個(gè)資助工作，其影響是可想而知的。因此，作為學(xué)生資助檔案管理人員，必須充分認(rèn)識(shí)到資助檔案管理的重要性。一定要強(qiáng)化責(zé)任感和使命感，認(rèn)真核對(duì)、及時(shí)整理、及時(shí)更新資助檔案信息，對(duì)學(xué)生的動(dòng)態(tài)信息做到時(shí)刻掌握，使檔案管理工作更為高效，實(shí)現(xiàn)檔案資料整體作用顯著提升。當(dāng)然，兼職人員有時(shí)候難免有顧此失彼的情況，所以配備資助檔案管理專職人員就顯得十分必要了。說(shuō)到底，還得單位重視。相關(guān)單位一定要把資助檔案管理工作列入重要議事日程，一定要高度重視資助檔案專項(xiàng)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和不足，做到舉一反三，緊盯問(wèn)題，認(rèn)真對(duì)照查找不足，逐項(xiàng)推進(jìn)整改，完善資助檔案管理工作機(jī)制和制度建設(shè)，推進(jìn)資助檔案管理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化、精細(xì)化、專業(yè)化建設(shè)。一定要進(jìn)一步完善資助檔案管理方式，努力實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)管理。一定要進(jìn)一步落實(shí)管理責(zé)任，完善資助檔案專項(xiàng)督查機(jī)制，切實(shí)提高資助檔案管理工作效率和質(zhì)量，提升資助檔案管理與服務(wù)水平。

二、學(xué)好應(yīng)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)動(dòng)態(tài)化管理

動(dòng)態(tài)化管理是學(xué)生資助檔案工作所具有的突出特點(diǎn)。這就要求各級(jí)學(xué)校、學(xué)生資助管理中心等相關(guān)單位做好學(xué)生資助檔案常態(tài)化的管理與維護(hù)。

首先，學(xué)校要借助自身的學(xué)籍管理系統(tǒng)與所在地區(qū)的學(xué)生資助管理中心網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等，推進(jìn)和民政、扶貧、財(cái)政等部門(mén)間的信息共享，為貧困生資助工作的規(guī)范化及精準(zhǔn)化提供信息化手段。其次，作為檔案管理人員，為促進(jìn)檔案管理信息化水平地提升，要進(jìn)一步提高自身的信息化建檔、歸檔及用檔的意識(shí)，強(qiáng)化學(xué)習(xí)，認(rèn)真細(xì)致地做好本職工作。第三，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確資助檔案管理責(zé)任制。學(xué)生資助檔案工作是學(xué)生資助工作的重要組成部分，相關(guān)單位要加強(qiáng)對(duì)學(xué)生資助檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將學(xué)生資助檔案工作納入工作計(jì)劃，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，與單位其他工作同步布置、檢查、驗(yàn)收，確保學(xué)生資助檔案的全面建立和完善。第四，認(rèn)真做好檔案日常管理工作。對(duì)于一些動(dòng)態(tài)的內(nèi)容，要及時(shí)予以更新，保持檔案的準(zhǔn)確性和實(shí)效性。學(xué)生資助檔案原則上分為原始證明材料類、文件類、上報(bào)審批信息類。原始證明材料類包括各學(xué)生的貧困、低保、申請(qǐng)等原始證明材料。對(duì)于這些材料，要嚴(yán)格把關(guān)，確保材料的真實(shí)性、可靠性。舊的一批保存了，新的一批又到了，所以必須做好新舊銜接工作，不能出現(xiàn)遺漏，把新的信息保存好。文件類包括各級(jí)資助文件、重要資助會(huì)議記錄、宣傳材料、來(lái)信來(lái)訪及調(diào)研記錄、核查或督查通知及通報(bào)、其他有保存價(jià)值的材料等，同樣要做好動(dòng)態(tài)管理，做到新舊材料不缺不漏。上報(bào)審批信息類包括貧困生認(rèn)定表、資助審批表、各類資助統(tǒng)計(jì)報(bào)表、資助資金發(fā)放領(lǐng)取名冊(cè)及資助信息系統(tǒng)所形成的電子數(shù)據(jù)等。對(duì)于變化較多的上報(bào)審批信息，必須及時(shí)予以保存，絕不能疏忽大意。

三、強(qiáng)化責(zé)任，注重細(xì)節(jié)，規(guī)范管理

首先，必須實(shí)行專人、專柜精細(xì)化管理。今年11月底，全盟教育扶貧工作現(xiàn)場(chǎng)推進(jìn)會(huì)議暨高中階段資助系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)會(huì)議在科右中旗巴彥呼舒召開(kāi)。我們參會(huì)人員到巴彥呼舒一中、科右中旗學(xué)生資助管理中心、科右中旗中等職業(yè)學(xué)校觀摩學(xué)習(xí)了他們的資助檔案管理工作，深受啟發(fā)。他們的資助檔案管理工作做得很細(xì)，很規(guī)范，值得我們學(xué)習(xí)。作為學(xué)生資助管理部門(mén)，一定要高度重視學(xué)生資助建檔工作，要實(shí)行專人專柜精細(xì)化管理，認(rèn)真做好學(xué)生資助檔案的收集、整理和歸檔工作。要強(qiáng)化監(jiān)督，所有檔案材料必須真實(shí)完整，分年度、分類別進(jìn)行整理，及時(shí)編制卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表等，及時(shí)檢查、排序、編號(hào)、入檔案室專柜保管，紙質(zhì)檔案和電子版檔案必須分類保管，及時(shí)存檔，形成檔案管理的制度化、常態(tài)化，為學(xué)生資助工作順利開(kāi)展提供有力保障，為學(xué)生資助工作陽(yáng)光運(yùn)行提供有力保證。

其次，重視細(xì)節(jié)，確保工作萬(wàn)無(wú)一失。凡是在學(xué)生資助工作中形成的能反映歷史面貌，對(duì)政府部門(mén)和社會(huì)具有保存、利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子材料、實(shí)物等不同形式和載體的歷史記錄，包括貧困生數(shù)據(jù)庫(kù)、受助申請(qǐng)、受助資格審查與公示、縣級(jí)部門(mén)審核、學(xué)生流失(或異動(dòng))管理、資助資金發(fā)放與管理、信訪調(diào)處等全部資料均屬資助檔案。所有資助檔案都要由專人負(fù)責(zé)收集、分類、裝訂、編號(hào)、保存，謹(jǐn)防遺失。在這方面，我盟各旗縣市學(xué)生資助管理中心都做得很好，而一些學(xué)校則顯得薄弱一些，應(yīng)該強(qiáng)化，及時(shí)改進(jìn)。

第三，對(duì)于資助檔案，要分類存放，科學(xué)歸檔，規(guī)范管理。在資助檔案材料的存放和歸檔上，要堅(jiān)持實(shí)事求是和集中統(tǒng)一原則，按不同資助項(xiàng)目，堅(jiān)持集中收集和分類存放原則，歸檔和存放要做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，要確保資料齊全完整，堅(jiān)持利用和查找方便、紙張和裝訂統(tǒng)一規(guī)范、檔案信息化建設(shè)雙套制管理、文檔一體化管理、信息網(wǎng)絡(luò)安全原則，切實(shí)把資助檔案管理工作做好。各旗縣市學(xué)生資助管理中心在檔案管理方面都有不少好做法。巴彥呼舒一中、科右中旗中等職業(yè)學(xué)校、扎賚特旗職業(yè)高中也有很多學(xué)生資助檔案管理方面的好經(jīng)驗(yàn)，我們應(yīng)該好好學(xué)習(xí)，努力把本單位的學(xué)生資助檔案管理工作提高到一個(gè)新的水平。

目前，盟學(xué)生資助中心已經(jīng)將資助檔案管理納入督查和綜合評(píng)估學(xué)生資助考核項(xiàng)目，通過(guò)督促檢查，發(fā)現(xiàn)好的做法及時(shí)推廣，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。在每次學(xué)生資助管理工作會(huì)議上，盟教育局領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)生資助管理中心負(fù)責(zé)人都強(qiáng)調(diào)學(xué)生資助檔案管理的重要性，對(duì)學(xué)生資助檔案管理提出新要求。我們必須認(rèn)真對(duì)待，認(rèn)真理解，充分利用每年召開(kāi)一次的資助人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)會(huì)或現(xiàn)場(chǎng)會(huì)的有利契機(jī)，在進(jìn)一步明確學(xué)生資助工作檔案管理重要性的基礎(chǔ)上，通過(guò)培訓(xùn)業(yè)務(wù)和現(xiàn)場(chǎng)觀摩學(xué)習(xí)，不斷提高資助檔案管理工作能力和管理水平。

學(xué)生資助工作是國(guó)家推進(jìn)社會(huì)公平、教育公平的系統(tǒng)工程，目的是幫助廣大貧困學(xué)生順利完成自身的學(xué)業(yè)，實(shí)現(xiàn)他們的夢(mèng)想。近幾年來(lái)，國(guó)家對(duì)學(xué)生資助投入了越來(lái)越多的資金，管理要求也越來(lái)越細(xì)，這就要求學(xué)生資助檔案管理人員，在日常工作中要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，強(qiáng)化繼續(xù)教育，探討、完善更多可行、實(shí)用的工作方法，管好用好學(xué)生資助檔案。進(jìn)一步完善學(xué)生資助檔案建設(shè)，進(jìn)行精細(xì)化建檔、依法依規(guī)管理、強(qiáng)化監(jiān)督責(zé)任，不斷提高資助管理水平，推進(jìn)教育扶貧“精準(zhǔn)資助”，為我盟教育均衡發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。（作者單位：科右前旗學(xué)生資助管理中心）